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Transformação Digital
em Agendamentos

Automação Inteligente via WhatsApp para Clínicas Odontológicas

Unidades Gerenciadas
50
→ Clínicas ativas
Atendimentos Mensais
60k
→ Volume atual
Colaboradores Atuais
50
→ Alto custo operacional
Linhas Telefônicas
50
→ Fragmentação de contato
🎯 Oportunidade Identificada

Processo manual de confirmação de agendamentos gerando alto custo operacional, baixa cobertura de confirmações e experiência fragmentada para os pacientes.

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Cenário Atual:
Análise de Custos

Operação 100% manual com alta dependência de recursos humanos

Composição de Custos por Colaborador

Salário Base R$ 1.550
Comissão Média R$ 300
Subtotal Bruto R$ 1.850
Encargos (80%)* R$ 1.480
CUSTO TOTAL/MÊS R$ 3.330

* Encargos incluem: 13º, férias, FGTS, INSS, rescisão

50 Colaboradores R$ 166.500
50 Linhas Telefônicas R$ 4.000
CUSTO OPERACIONAL MENSAL R$ 170.500
Projeção Anual R$ 2.046.000
Cobertura Estimada
~60%
↓ Limitação por volume
Tentativas Médias
2.5x
↑ Retrabalho constante
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Principais
Desafios

Limitações do modelo atual de operação

💰
Alto Custo Fixo
R$ 170.500/mês em folha de pagamento e telefonia, com custos que escalam proporcionalmente ao crescimento.
📞
Baixa Cobertura
Apenas ~60% dos agendamentos confirmados devido a limitações de tempo e disponibilidade dos colaboradores.
🔄
Retrabalho Elevado
Média de 2.5 tentativas por agendamento, consumindo tempo e gerando frustração tanto para equipe quanto pacientes.
📱
Fragmentação
50 números diferentes confundem pacientes e impedem uma comunicação unificada e profissional da marca.
⏰
Horário Limitado
Confirmações apenas em horário comercial, perdendo oportunidades de contato em outros períodos.
📊
Falta de Dados
Sem métricas precisas de performance, taxa de conversão ou análise de padrões de comportamento dos pacientes.
💡 Impacto no Negócio

Estimativa de 40% de faltas em consultas não confirmadas, resultando em perda de receita de aproximadamente R$ 180.000/mês considerando ticket médio de R$ 150 por consulta.

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Nossa
Solução

Automação inteligente via WhatsApp API Oficial

✓
WhatsApp API Oficial
Integração com API oficial do Meta WhatsApp Business, garantindo compliance, confiabilidade e alcance de 100% da base de pacientes.
🤖
Automação Inteligente
Disparo automático de mensagens personalizadas com nome do paciente, data/hora da consulta e botões interativos de resposta.
🔗
Unificação de Contatos
Um único número WhatsApp para toda a rede, fortalecendo a identidade da marca e facilitando o contato dos pacientes.
⚡
Respostas Instantâneas
Confirmação, reagendamento ou cancelamento com 3 botões simples. Processamento imediato sem necessidade de intervenção humana.
📈
100% de Cobertura
Todos os 60 mil agendamentos mensais recebem confirmação automática, eliminando gaps de comunicação.
💬
Fluxo Conversacional
Mensagem humanizada: "Olá [Nome], confirme sua consulta de [Especialidade] dia [Data] às [Hora]" + botões Confirmar / Remarcar / Cancelar.
📊
Dashboard Analytics
Métricas em tempo real: taxa de resposta, confirmações, reagendamentos, horários de pico e performance por unidade.
🎯 Implementação Progressiva

Seguindo políticas do Meta, a solução será implementada de forma gradual para garantir alta qualidade de entrega e evitar bloqueios. Piloto com 10 unidades, escalando progressivamente até cobertura total.

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Novo Modelo:
Análise Financeira

Custos variáveis e escalabilidade inteligente

Modelo Atual Tradicional
Folha de Pagamento R$ 166.500
Telefonia (50 linhas) R$ 4.000
Cobertura ~60%
TOTAL MENSAL R$ 170.500
Modelo Automatizado Otimizado
Mensagens (60k × R$ 0,07) R$ 4.200
Equipe Reduzida (10 pessoas)** R$ 33.300
Cobertura 100%
TOTAL MENSAL R$ 37.500

** Equipe mantida para casos complexos, suporte e otimizações

💰 Benefícios Financeiros

Economia Mensal R$ 133.000
Economia Anual R$ 1.596.000
Redução de Custos 78%
REDUÇÃO OPERACIONAL
78%
dos custos atuais
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Roadmap de
Implementação

Implantação gradual e segura em 7 meses

MESES 1-2 • Piloto
🎯 Fase Piloto (10 unidades)
Investimento: R$ 3.000/mês (10 unidades × R$ 300) + R$ 4.200 mensagens
Configuração inicial • Testes A/B • Ajuste de fluxos • Treinamento • Sem redução de pessoal
Economia telefonia: R$ 800/mês
MESES 3-4 • Expansão 1
📈 Primeira Expansão (30 unidades total)
Investimento: R$ 9.000/mês (30 unidades × R$ 300) + R$ 4.200 mensagens
+20 unidades • Redução: -30% colaboradores (15 pessoas)
Economia projetada: R$ 52.000/mês
MESES 5-6 • Expansão 2
🚀 Segunda Expansão (50 unidades total)
Investimento: R$ 15.000/mês (50 unidades × R$ 300) + R$ 4.200 mensagens
Cobertura total • Redução: -60% colaboradores (30 pessoas)
Economia projetada: R$ 104.000/mês
MÊS 7+ • Otimização
✅ Operação Otimizada
Investimento: R$ 19.200/mês (R$ 15k + R$ 4.200)
Redução final: -80% colaboradores (40 pessoas) • Equipe de 10 para casos complexos
Economia final: R$ 133.000/mês | R$ 1.596.000/ano
⚡ Modelo de Crescimento Progressivo
10 → 30 → 50
Unidades progressivas
100%
Cobertura final
R$ 300
Por unidade/mês
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Impacto e
Benefícios

Transformação além da economia de custos

💰 Impacto Financeiro Anual

Economia Direta R$ 1.596.000
Redução de Faltas (estimada)* R$ 1.080.000
IMPACTO TOTAL R$ 2.676.000

* Considerando redução de 50% nas faltas e ticket médio R$ 150/consulta

📊 Melhorias Operacionais

Taxa de Resposta
78%
↑ +18% vs atual
Tempo de Resposta
<5min
↓ vs 4-8 horas
👥
Experiência do Paciente
Confirmação instantânea via canal preferido (WhatsApp). Opções claras de ação. Comunicação unificada e profissional.
⚡
Eficiência Operacional
Equipe focada em casos complexos e relacionamento. Processos padronizados. Escalabilidade sem crescimento proporcional de custo.
📈
Inteligência de Dados
Dashboard com métricas em tempo real. Identificação de padrões. Previsão de demanda. Otimização contínua baseada em dados.
🛡️
Compliance e Segurança
API oficial WhatsApp com compliance LGPD. Criptografia end-to-end. Rastreabilidade completa de comunicações.
🎯
Redução de No-Shows
Lembretes automatizados em múltiplos momentos. Facilidade para reagendamento. Redução estimada de 50% em faltas.
🚀
Escalabilidade
Expansão para novas unidades sem aumento proporcional de custos. Infraestrutura preparada para crescimento exponencial.
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Investimento e
Próximos Passos

Estrutura comercial clara e previsível

SETUP INICIAL
R$ 15k
Parcelado em 2x
R$ 7.500/mês
(apenas 2 meses)
MENSALIDADE
R$ 300
Por unidade/mês
R$ 15.000/mês
(50 unidades)
MENSAGENS
R$ 0,07
Por mensagem
R$ 4.200/mês
(60k mensagens)

💰 Análise de Investimento

Setup (2x parcelas) - primeiros 2 meses R$ 7.500
Mensalidade (50 unidades) R$ 15.000
Mensagens (60k) R$ 4.200
INVESTIMENTO MESES 1-2 R$ 26.700
Investimento Mês 3+ R$ 19.200
ECONOMIA LÍQUIDA MENSAL R$ 113.800

* Economia considerando regime pleno (50 unidades ativas)

RETORNO SOBRE INVESTIMENTO
593%
Economia vs Investimento
PAYBACK SETUP
1 mês
ETAPA 1 • 2 SEMANAS
📋 Diagnóstico & Planejamento
Mapeamento de fluxos • Análise de integrações • Definição de KPIs • Seleção das 10 unidades piloto
ETAPA 2 • 3 SEMANAS
⚙️ Setup Técnico
Configuração WhatsApp API • Desenvolvimento dos fluxos • Integração com sistema • Dashboard analytics
ETAPA 3 • 1 MÊS
🧪 Piloto com Desconto Especial
Benefício: 50% OFF na mensalidade durante piloto • 10 unidades • Testes e validação • Métricas • Ajustes
ETAPA 4 • PROGRESSIVA
🚀 Expansão Gradual
10 → 30 → 50 unidades • Monitoramento • Redução progressiva da equipe • ROI crescente
🎁 Oferta de Lançamento

✓ 50% desconto na mensalidade durante piloto (mês 1)
✓ Setup parcelado em 2x sem juros
✓ Suporte prioritário 24/7
✓ SLA 99% uptime garantido

ECONOMIA PILOTO
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📅 Próximo Passo: Reunião de Alinhamento